Qu'est-ce qu'un proces-verbal et pourquoi est-il obligatoire ?
Le proces-verbal (PV) est un document officiel qui consigne les deliberations et décisions prises lors d'une assemblee générale ou d'une reunion. Il est obligatoire pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA) et les associations. Le PV doit être redige dans un delai raisonnable après la reunion, signe par le president de seance et le secretaire, et conserve dans un registre special. Il fait foi en justice et constitue la preuve des décisions prises. Pour les SARL, les PV doivent être enregistrès au greffe du tribunal de commerce dans certains cas.
Les différents types de proces-verbaux
Plusieurs types de PV existent selon la nature de la reunion. Le PV d'AG ordinaire (AGO) concerne les décisions courantes : approbation des comptes, affectation du résultat, nomination de dirigeants, rémunération. Le PV d'AG extraordinaire (AGE) concerne les modifications des statuts : changement de denomination, transfert de siege, augmentation de capital, modification de l'objet social. Le PV de conseil d'administration concerne les décisions de gestion. Le PV de reunion d'équipe ou de comite est moins formalise mais peut avoir une valeur probante.
Les mentions obligatoires d'un proces-verbal
Un PV d'assemblee générale doit contenir : la denomination sociale et la forme juridique, le siege social, le numéro RCS, la date, l'heure et le lieu de la reunion, l'identité du president de seance et du secretaire, la liste des participants (presents, representes, absents) avec le nombre de parts/actions, le quorum atteint, l'ordre du jour complet, le résumé des debats pour chaque question, le texte des résolutions et le résultat du vote (pour, contre, abstention), la mention de la cloture de la seance et l'heure. Le PV est signe par le president et le secretaire.